Prsentation de l'UDAFRle de l'udafCharte de qualit
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Action Familiale : Tches assures par le service




Secrtariat du Prsident :

- Ouverture du courrier du prsident et, en concertation avec lui, dcisions sur les suites donner ;
- Communication rciproque sur les contacts demands ou demander
- Rdaction, saisie et diffusion de la correspondance du prsident ;
- Prise de rendez-vous et suivi de son agenda.

Relations avec les mouvements et associations :

- Mise jour des fichiers des prsidents de mouvements et dassociations ;
- Tenue des dossiers des associations ;
- Diffusion de toute information concernant la vie institutionnelle
- Rponses aux questions de tous ordres manant des prsidents et responsables associatifs;
- Aide au dveloppement des associations ;
- Recherche dassociations nouvelles en vue dagrment et accueil des demandes en ce sens ;
- Prparation des dossiers en vue de leur prsentation la commission de contrle.
- Organisation des confrences des mouvements sur demande du prsident.


Fonctionnement du conseil dadministration

- Convocation aux runions (Conseil et bureau) et informations rgulires, en relation avec la prsidente ;
- Reprise et diffusion des comptes rendus, en relation avec la secrtaire de lassociation ;
- Mise en uvre de toutes les dcisions du Conseil ;
- Suivi des relations avec les administrateurs (liaison avec le prsident, prsence aux manifestations extrieures, renseignements) ;
- Information des nouveaux administrateurs.


Suivi des reprsentations familiales

- Tenue du fichier des reprsentants ;
- Appel candidatures, tenue du calendrier des appels ;
- Organisation des dsignations et des renouvellements par le conseil ;
- Information aux nouveaux reprsentants, prsentation et signature de la charte ;
- Relations avec les instances ;
- Communication aux reprsentants de tout document en relation avec leur mandat.
- Suivi et rglement des ventuels litiges.


C.C.A.S

- Dispositif particulier loccasion des renouvellements de leur conseil aux chances municipales ;
- Collaboration ldition du guide UNAF et diffusion ;
- Suivi permanent pour remplacement des dlgus au cas par cas ;
- Rponse aux demandes des dlgus, de tout ordre ;
- Relations avec les mairies concernes.


Liaison avec lUnion rgionale (A.I des UDAF, URAF)

- Suivi des reprsentations rgionales et de toutes autres actions (formations, vnements...) inities par lunion rgionale, en lien avec UDAF 38 ;
- Relations avec les militants concerns.


Communication

- Mise jour du fichier partenaires ;
- Opration annuelle carte de vux ;
- Relations avec la presse sur les dossiers institutionnels ;
- Rponse toute autre demande de la presse (appel tmoins...) ;
- Organisation dvnements de relations publiques, sil y a lieu ;
- Montage des dossiers de subvention ;
- Relations ponctuelles ou suivies avec les lus


Mdaille de la famille

- Secrtariat des candidatures
- Envoi des dossiers aux mairies, suivi de ces dossiers
- Relations avec le comit de slection, lassociation des mdaills et les administrations concernes.
- Organisation de la participation de la prsidente ou des vice-prsidents aux crmonies de remise


Accueil tlphonique du grand public sur le n INFO FAMILLES ou en provenance du standard, et rponse toutes sortes de renseignements vie quotidienne

Tri et rpartition des courriers relevant de laction familiale ou du secrtariat de la prsidence et du conseil.

Suivi des listes lectorales et des liens statutaires aux associations


- Correspondances pour appel (et rappel) des listes dadhrents ;
- Saisie et traitement des lments fournis par les associations et mouvements ;
- limination des multi-appartenance ;
- dition du rcapitulatif UNAF et des listes papier, et leur diffusion ;
- organisation et participation la commission de contrle
- suivi des cotisations des associations et mouvements
- calcul et versement du fonds spcial aux associations


Prparation et suivi des assembles gnrales de lUDAF

- Organisation des dbats et/ou interventions, ventuellement convocation de commissions prparatoires ;
- Convocation des associations adhrentes et des membres reprsentatifs de lUDAF (inclus dlgation du personnel, commissaire aux comptes...)
- Organisation du vote des associations : prparation des pouvoirs, des listes dmargement, des bulletins de vote...
- Elaboration du rapport dactivits, conception, fabrication, envoi aux associations adhrentes selon le calendrier fix.
- Rdaction du procs-verbal, tenue du registre statutaire.
- Communication la Prfecture et tout autre organisme des informations sur lassemble gnrale.


Fonctionnement du conseil dadministration

- Organisation des lections et des dsignations des administrateurs (suivi des priodes de mandats et des chances de chacun) ;
- Tenue des dossiers de chaque administrateur (tat-civil) ;
- Communication la Prfecture et tout autre organisme des informations sur le Conseil.


Formations des administrateurs et des militants familiaux

- Recherche des formations appropries ;
- Organisation et suivi des sessions en lien avec les administrateurs rfrents.


Suivi des commissions statutaires et des commissions de rflexion

- Communication avec les responsables de commissions ;
- Saisie et diffusion des convocations et comptes rendus ;
- Tenue des fichiers des participants ;
- Prsentation des documents de synthse et suivi de leur diffusion ;
- Organisation des collations en cas de runions groupes


Liaison avec lUNAF

- Suivi de toutes relations, statutaires ou non, avec lUNAF ;
- Organisation des voyages et dplacements de tout vnement organis par lUNAF ;
- Prparation des contributions de lUDAF la Confrence de la famille.


Communication

- Externe :

Sollicitations des candidats aux diffrentes lections
Relations avec les partenaires et la presse sur tous les dossiers spcifiques (voir ci-dessous)
Location de salles : gestion du planning et des facturations

- Interne :

Mise jour et diffusion du Vade-mecum du militant familial
Prsentation de linstitution aux nouveaux membres du personnel et aux stagiaires


Dossiers spcifiques dfinis par la convention dobjectifs et de moyens :

- Aide aux aidants familiaux
- Groupes de parole pour parents dadolescents
- Redploiement du service INFO FAMILLES
- Confrences grand public
- Prparation la vie deux
- Cration du site internet de lUDAF
- Accompagnement des personnes surendettes
- Fte des familles




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