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Action Familiale : fonctionnement du service


Le secrtariat de l'Action Familiale assure sous lautorit du directeur de lUDAF l'ensemble des tches lies au fonctionnement "politique" de l'UDAF et aux missions particulires du service qui relvent pour la plupart d'une fonction d'animation et de communication :

* Secrtariat du Prsident,
* Relations avec les Mouvements,
* Relations avec les Associations,
* Suivi des listes lectorales,
* Organisation des assembles gnrales,
* Fonctionnement du conseil d'administration,
* Suivi des reprsentations familiales,
* Suivi des commissions de rflexion,
* Liaison avec l'UNAF,
* Mise en place de manifestations ou formations,
* Documentation,
* Communication auprs du public externe, des media, interne,
* Distinction aux familles : Mdaille de la Famille et autres Prix,
* Tches administratives dans le cadre du fonctionnement gnral de l'UDAF,
* Tches d'administration gnrale ou de fonctionnement du Service.


Les trois collaboratrices attaches au secrtariat sont affectes un certain nombre de ces tches rparties entre elles de faon prcise, sans exclure la souplesse qui convient un service dont l'essentiel des missions consiste communiquer.

La coordinatrice du service: Ccile Saccoman

Elle est en charge du secrtariat du Prsident, du suivi technique et de la coordination de l'organisation des assembles gnrales, du fonctionnement du Conseil d'Administration, du suivi des reprsentations familiales, des liaisons courantes avec lURAF et l'UNAF et de la mise en uvre des dossiers de la convention dobjectifs triennale. Elle participe la mise en place des manifestations et des formations, participe et apporte vigilance l'ensemble des activits de communication, elle assure un certain nombre des tches d'administration du service.
Son rle de coordinatrice lui confre une autorit technique vis--vis des deux autres collaboratrices, dans une optique de pdagogie des fonctionnements et de leur formation.

Les secrtaires (trois postes temps partiel) :

Des responsabilits prcises leur sont affectes afin de leur permettre une prise en charge autonome des dossiers. La rpartition est faite de la faon suivante :


- A mi-temps, le matin :Chara Chennah

Enregistrement et diffusion du courrier ;
Location de salles,
Secrtariat des conseils, des reprsentations, des commissions
Relations avec l'U.N.A.F.


- A temps partiel, assurant aussi le secrtariat de la Mdiation familiale : Valrie Shellard

Suivi des Listes Electorales ;
Relations avec les Mouvements et les Associations ;
Prparation de lassemble gnrale ;
Prparation des manifestations
Suivi de dossiers spcifiques


A temps partiel, assurant aussi du secrtariat pour dautres services : Monique Rmy


Secrtariat spcifique ;
Tenue des fichiers ;
CCAS ;
Mdaille de la Famille ;
Tches administratives gnrales





En plus de ces responsabilits lies des tches essentielles et, pour certaines, priodiques , les secrtaires ont galement excuter des travaux de saisie divers, lis aux circonstances, et dont la rpartition se fait alors en fonction de la hirarchie des priorits ou urgences.



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